CRM (Customer Relationship Management) trong ERPNext giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi cơ hội kinh doanh và tối ưu quy trình bán hàng.
1. Các bước trong quy trình CRM
Bước 1: Thu thập khách hàng tiềm năng (Lead)
- Nguồn khách hàng có thể từ website, email, sự kiện, quảng cáo…
- Nhập thông tin khách hàng vào ERPNext hoặc tự động đồng bộ từ form liên hệ trên website.
- Phân loại khách hàng tiềm năng (theo ngành, nhu cầu, quy mô…).
Bước 2: Chuyển đổi thành Cơ hội (Opportunity)
- Nếu khách hàng quan tâm, tạo một Opportunity (Cơ hội kinh doanh).
- Ghi nhận nhu cầu cụ thể: loại sản phẩm/dịch vụ quan tâm, ngân sách, thời gian dự kiến mua hàng.
- Gán cơ hội cho nhân viên kinh doanh để theo dõi.
Bước 3: Quản lý tương tác với khách hàng
- Lên lịch cuộc gọi, cuộc họp, gửi email…
- Ghi chú lại các cuộc trao đổi để theo dõi lịch sử.
- Tạo Tasks (Nhiệm vụ) để nhắc nhở nhân viên thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 4: Tạo báo giá (Quotation)
- Khi khách hàng có nhu cầu cụ thể, tạo Báo giá (Quotation).
- Chọn sản phẩm/dịch vụ, đơn giá, chiết khấu (nếu có).
- Gửi báo giá qua email trực tiếp từ ERPNext.
- Theo dõi trạng thái báo giá: Sent (Đã gửi), Ordered (Đã đặt hàng), Lost (Mất đơn hàng)…
Bước 5: Chuyển đổi thành Đơn hàng bán hàng (Sales Order)
- Nếu khách hàng đồng ý mua hàng, chuyển báo giá thành Sales Order (Đơn hàng bán hàng).
- Cập nhật điều khoản thanh toán, phương thức vận chuyển…
- Kết nối với bộ phận kho để kiểm tra tồn kho và lên kế hoạch giao hàng.
Bước 6: Quản lý giao hàng và hóa đơn
- Khi có hàng, tạo Delivery Note (Phiếu giao hàng).
- Sau khi giao hàng, tạo Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng) để yêu cầu thanh toán.
- Theo dõi công nợ khách hàng và nhắc nhở thanh toán nếu cần.
Bước 7: Chăm sóc khách hàng & CSKH sau bán hàng
- Gửi email chăm sóc, chương trình ưu đãi cho khách hàng cũ.
- Ghi nhận phản hồi, khiếu nại của khách hàng.
- Tạo Support Ticket nếu có yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.
2. Các công cụ hỗ trợ trong ERPNext CRM
- Kanban Board: Quản lý cơ hội kinh doanh theo từng giai đoạn.
- Email & SMS: Gửi trực tiếp từ hệ thống, theo dõi lịch sử giao tiếp.
- Báo cáo CRM: Theo dõi hiệu suất bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.
- Tích hợp với Website: Thu thập khách hàng tiềm năng từ form đăng ký.
Tóm lại:
Quy trình CRM trong ERPNext giúp quản lý khách hàng từ giai đoạn đầu (Lead) đến khi hoàn thành đơn hàng (Sales Order) và chăm sóc sau bán hàng. Nó giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.