ERPNext có một module HR giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên, tính lương, chấm công, tuyển dụng và đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả.
1. Quy trình Quản lý Nhân sự trong ERPNext
Bước 1: Tuyển dụng (Recruitment Process)
- Tạo Yêu cầu tuyển dụng (Job Opening): Khi có nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự tạo một Job Opening.
- Quản lý ứng viên (Job Applicant): Ghi nhận thông tin ứng viên, CV, phỏng vấn.
- Đánh giá & Phỏng vấn: Ghi lại kết quả phỏng vấn, phản hồi từ nhà tuyển dụng.
- Tuyển dụng & Onboarding: Khi ứng viên được nhận, tạo Employee (Nhân viên) trong hệ thống.
Bước 2: Quản lý hồ sơ nhân viên (Employee Management)
- Tạo Hồ sơ nhân viên: Ghi nhận thông tin cá nhân, hợp đồng, vị trí làm việc.
- Quản lý hợp đồng lao động: Theo dõi ngày bắt đầu, hết hạn, điều khoản hợp đồng.
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ hồ sơ như CMND, hợp đồng, bằng cấp.
Bước 3: Chấm công & Quản lý thời gian làm việc
- Timesheet: Nhân viên ghi lại thời gian làm việc theo từng dự án hoặc công việc.
- Chấm công (Attendance): Ghi nhận ngày làm việc, vắng mặt, nghỉ phép.
- Ca làm việc (Shift Management): Quản lý lịch làm việc theo ca.
- Quản lý nghỉ phép (Leave Management): Nhân viên gửi đơn xin nghỉ, quản lý phê duyệt.
Bước 4: Tính lương & Phúc lợi (Payroll & Benefits)
- Cấu hình bảng lương (Salary Structure): Thiết lập lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ.
- Chạy bảng lương (Payroll Processing): Tự động tính toán lương dựa trên thời gian làm việc, chấm công, khấu trừ thuế, bảo hiểm.
- Tạo Phiếu lương (Salary Slip): Xuất phiếu lương gửi cho nhân viên.
- Tích hợp kế toán: Lương có thể tự động ghi nhận vào sổ kế toán.
Bước 5: Đánh giá hiệu suất & Khen thưởng
- Thiết lập chỉ tiêu KPI: Định nghĩa mục tiêu công việc của từng nhân viên.
- Đánh giá hiệu suất (Performance Review): Xác định mức độ hoàn thành công việc.
- Tăng lương & thăng chức: Dựa trên đánh giá hiệu suất, đề xuất tăng lương hoặc thăng chức.
Bước 6: Quản lý nghỉ việc (Employee Exit Process)
- Ghi nhận đơn xin nghỉ việc.
- Bàn giao công việc & tài sản.
- Tính toán trợ cấp thôi việc, chốt lương cuối cùng.
- Xóa quyền truy cập nhân viên khỏi hệ thống.
2. Các công cụ hỗ trợ trong ERPNext HR
- Employee Dashboard: Tổng hợp thông tin nhân viên, hợp đồng, nghỉ phép, lương.
- Báo cáo HR: Theo dõi số lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự.
- Tích hợp Email & Nhắc nhở: Gửi thông báo về hợp đồng, nghỉ phép, bảng lương.
- Cấu hình Quy trình phê duyệt: Quản lý phê duyệt tự động cho nghỉ phép, tăng lương.
3. Tóm tắt Quy trình Quản lý Nhân sự trong ERPNext
- Tuyển dụng → Quản lý hồ sơ ứng viên & phỏng vấn.
- Tạo Hồ sơ nhân viên → Lưu trữ thông tin nhân viên.
- Chấm công & Quản lý thời gian làm việc → Theo dõi ngày làm, nghỉ phép, ca làm việc.
- Tính lương & Phúc lợi → Xử lý bảng lương, khấu trừ bảo hiểm, thuế.
- Đánh giá hiệu suất → Theo dõi KPI, đề xuất tăng lương, khen thưởng.
- Quản lý nghỉ việc → Xử lý thủ tục nghỉ việc, bàn giao tài sản.
ERPNext giúp tự động hóa và tối ưu quy trình quản lý nhân sự, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.