ERPNext có một module kế toán mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, bao gồm sổ sách kế toán, công nợ, thuế, báo cáo tài chính và dòng tiền.
1. Quy trình kế toán tiêu chuẩn trong ERPNext
Bước 1: Thiết lập hệ thống kế toán
- Cấu hình sơ đồ tài khoản (Chart of Accounts): Xây dựng danh mục tài khoản kế toán theo chuẩn doanh nghiệp.
- Thiết lập loại tiền tệ: Chọn loại tiền chính và tiền ngoại tệ nếu có.
- Cấu hình thuế (Tax Rules): Thiết lập thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhà thầu.
Bước 2: Quản lý doanh thu & công nợ khách hàng (Accounts Receivable)
- Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice): Khi khách hàng mua hàng, hệ thống tạo hóa đơn ghi nhận doanh thu.
- Quản lý thanh toán khách hàng: Theo dõi các khoản phải thu, nhắc nhở công nợ.
- Hạch toán tự động: Khi khách hàng thanh toán, hệ thống tự động ghi nhận vào sổ kế toán.
Bước 3: Quản lý chi phí & công nợ nhà cung cấp (Accounts Payable)
- Ghi nhận hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, tạo hóa đơn để ghi nhận công nợ.
- Thanh toán cho nhà cung cấp: Khi thanh toán, ERPNext tự động ghi nhận giảm công nợ.
- Quản lý các khoản chi phí khác: Chi phí vận hành, thuê văn phòng, điện nước…
Bước 4: Quản lý dòng tiền & ngân hàng
- Ghi nhận giao dịch ngân hàng (Bank Reconciliation): Đối chiếu sổ kế toán với sao kê ngân hàng.
- Quản lý quỹ tiền mặt (Cash Flow Management): Theo dõi dòng tiền vào/ra.
- Chuyển khoản giữa các tài khoản ngân hàng: Xử lý giao dịch nội bộ.
Bước 5: Quản lý thuế & báo cáo tài chính
- Tự động tính thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN.
- Xuất báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán.
- Lập báo cáo tài chính (Financial Reports):
- Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Profit & Loss Statement)
- Báo cáo dòng tiền (Cash Flow Statement)
- Kiểm toán & Đối soát sổ sách: Định kỳ kiểm tra số liệu kế toán.
2. Các công cụ hỗ trợ trong ERPNext Accounting
- Tự động hạch toán kế toán: Khi có giao dịch, hệ thống tự động ghi nhận bút toán.
- Quản lý nhiều loại tiền tệ: Tự động tính tỷ giá nếu làm việc với ngoại tệ.
- Nhắc nhở công nợ & thuế: Gửi email nhắc nhở thanh toán cho khách hàng & nhà cung cấp.
- Tích hợp với ngân hàng: Hỗ trợ nhập sao kê ngân hàng để đối chiếu.
- Phê duyệt hóa đơn: Có thể thiết lập quy trình phê duyệt trước khi ghi nhận hóa đơn.
3. Tóm tắt quy trình kế toán trong ERPNext
- Thiết lập hệ thống kế toán → Cấu hình tài khoản, thuế, tiền tệ.
- Ghi nhận doanh thu & công nợ khách hàng → Tạo hóa đơn, theo dõi thanh toán.
- Ghi nhận chi phí & công nợ nhà cung cấp → Tạo hóa đơn mua hàng, quản lý thanh toán.
- Quản lý dòng tiền & ngân hàng → Đối soát tài khoản ngân hàng, theo dõi quỹ tiền mặt.
- Lập báo cáo tài chính & thuế → Theo dõi hiệu quả kinh doanh, chuẩn bị báo cáo thuế.
ERPNext giúp tự động hóa các quy trình kế toán, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính doanh nghiệp.