Thuật ngữ

Purchase Receipt là gì?

Nhận hàng trong ERPNext (Purchase Receipt)

Khi một Đơn mua hàng (PO – Purchase Order) được nhà cung cấp thực hiện và giao hàng, doanh nghiệp cần ghi nhận việc nhận hàng trong hệ thống ERPNext bằng cách tạo một Purchase Receipt (Phiếu nhận hàng).

1. Quy trình nhận hàng trong ERPNext

Quy trình cơ bản gồm các bước sau:

  1. Tạo Đơn mua hàng (PO – Purchase Order)

    • Người mua tạo PO để đặt hàng với nhà cung cấp.
    • PO có thể có trạng thái “To Receive and Bill” (Chờ nhận hàng và hóa đơn).
  2. Nhận hàng từ nhà cung cấp

    • Khi hàng được giao, bộ phận kho kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa.
    • Nếu hàng đúng với PO, họ tạo một Purchase Receipt.
    • Nếu có vấn đề (thiếu hàng, sai hàng, lỗi…), có thể cập nhật vào phiếu nhận hàng để xử lý sau.
  3. Tạo Phiếu nhận hàng (Purchase Receipt)

    • Vào module Buying > Purchase Receipt
    • Nhấn New để tạo mới.
    • Chọn Purchase Order liên quan (nếu có).
    • Hệ thống sẽ tự động điền thông tin hàng hóa từ PO.
    • Kiểm tra và cập nhật thông tin nếu cần (số lượng thực tế nhận, tình trạng hàng…).
    • Lưu và Submit phiếu nhận hàng.
  4. Cập nhật tồn kho

    • Khi phiếu nhận hàng được Submit, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho (Stock Ledger).
    • Nếu hàng nhập về kho, số lượng hàng tồn sẽ tăng.
    • Nếu có chính sách kiểm tra chất lượng (Quality Inspection), hàng có thể được giữ lại để kiểm tra trước khi nhập kho chính thức.
  5. Tạo hóa đơn nhà cung cấp (Purchase Invoice)

    • Sau khi nhận hàng, nếu có hóa đơn từ nhà cung cấp, có thể tạo Purchase Invoice từ Purchase Receipt hoặc từ PO.
    • Hóa đơn sẽ liên kết với phiếu nhận hàng để tránh chênh lệch số lượng.

2. Các trạng thái của Phiếu nhận hàng (Purchase Receipt Status)

  • Draft: Phiếu đang ở trạng thái nháp, chưa có hiệu lực.
  • To Bill: Hàng đã nhận, nhưng chưa có hóa đơn.
  • Completed: Hàng đã nhận đầy đủ, hóa đơn đã được xử lý.
  • Cancelled: Phiếu nhận hàng bị hủy.

3. Các tính năng nâng cao

  • Lô hàng & Số serial (Batch & Serial Number): Nếu mặt hàng cần theo dõi theo lô hoặc số serial, phải nhập thông tin này khi tạo phiếu nhận hàng.
  • Quality Inspection (Kiểm tra chất lượng): Nếu mặt hàng yêu cầu kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho, hệ thống có thể tự động tạo Quality Inspection.
  • Lưu kho tại nhiều địa điểm: Có thể chọn kho hàng cụ thể để nhập hàng vào (ví dụ: Kho chính, Kho chi nhánh…).

4. Xử lý các trường hợp đặc biệt

  • Nhận hàng thiếu so với PO: Có thể cập nhật số lượng nhận thực tế. PO sẽ ở trạng thái chờ nhận nốt phần còn lại.
  • Nhận hàng thừa so với PO: Có thể cập nhật thêm số lượng hoặc tạo một PO mới.
  • Hàng lỗi/sai sót: Có thể tạo Purchase Return (Trả hàng nhà cung cấp) để trả lại hàng không đạt yêu cầu.

5. Báo cáo liên quan

  • Purchase Receipt Trends: Xu hướng nhận hàng theo thời gian.
  • Stock Ledger: Lịch sử thay đổi tồn kho khi nhận hàng.
  • Pending Purchase Receipts: Danh sách các đơn hàng chưa nhận đủ.

Như vậy, Purchase Receipt trong ERPNext là một bước quan trọng để xác nhận việc nhận hàng, cập nhật kho và chuẩn bị cho việc thanh toán hóa đơn.