Serial Nos và Batches trong ERPNext là gì?
ERPNext cung cấp Serial Numbers (Số serial) và Batches (Lô hàng) để quản lý hàng hóa có thể theo dõi chi tiết từng đơn vị hoặc nhóm hàng.
1. Serial Numbers (Số Serial) là gì?
Serial Number là mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm riêng lẻ. Điều này hữu ích khi bạn muốn theo dõi từng sản phẩm riêng biệt.
Khi nào cần dùng Serial Numbers?
Sản phẩm có giá trị cao (điện thoại, laptop, máy móc, thiết bị y tế).
Cần bảo hành, sửa chữa từng sản phẩm riêng lẻ.
Cần quản lý vòng đời sản phẩm (ví dụ: theo dõi từ khi nhập kho đến khi bán).
Cách sử dụng Serial Numbers trong ERPNext
- Khi tạo Item, chọn “Has Serial Number”.
- Khi nhập hàng hoặc sản xuất, hệ thống yêu cầu nhập Serial Number cho từng sản phẩm.
- Khi bán hàng, ERPNext sẽ theo dõi số Serial của từng sản phẩm đã xuất.
Ví dụ: Bạn nhập 3 chiếc iPhone 15 Pro Max, mỗi chiếc có một Serial Number khác nhau:
- iPhone 1: SN001
- iPhone 2: SN002
- iPhone 3: SN003
Khi bán iPhone SN002, bạn biết chính xác khách hàng nào đã mua và có thể hỗ trợ bảo hành cho đúng sản phẩm đó.
2. Batches (Lô hàng) là gì?
Batch (Lô hàng) dùng để nhóm nhiều sản phẩm cùng loại lại với nhau, thường dựa trên ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc số lô.
Khi nào cần dùng Batches?
Sản phẩm có hạn sử dụng (thuốc, thực phẩm, mỹ phẩm).
Cần truy xuất nguồn gốc hàng hóa trong trường hợp thu hồi hoặc kiểm tra chất lượng.
Quản lý hàng tồn kho theo lô.
Cách sử dụng Batches trong ERPNext
- Khi tạo Item, chọn “Has Batch Number”.
- Khi nhập hàng, ERPNext yêu cầu nhập Batch Number.
- Khi bán hàng, hệ thống sẽ kiểm soát Batch Number để đảm bảo FIFO (nhập trước – xuất trước) hoặc FEFO (hết hạn trước – xuất trước).
Ví dụ: Bạn nhập 100 hộp sữa tươi Vinamilk với Batch Number VIN20250310, hạn sử dụng 10/03/2025. Khi bán hàng, ERPNext sẽ ưu tiên xuất đúng lô hàng này trước khi nhập thêm lô mới.
Tóm tắt sự khác nhau giữa Serial Numbers và Batches
| Tiêu chí | Serial Number | Batch Number |
| Dùng cho | Sản phẩm riêng lẻ (điện thoại, laptop, máy móc) | Hàng nhóm theo lô (thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm) |
| Mã định danh | Duy nhất cho từng sản phẩm | Chung cho nhiều sản phẩm trong cùng một lô |
| Quản lý bảo hành | Có (tra cứu theo số serial) | Không bắt buộc |
| Theo dõi hạn sử dụng | Không | Có |
| Quản lý tồn kho | Theo từng sản phẩm | Theo từng lô hàng |
Lợi ích của Serial Numbers và Batches trong ERPNext
Quản lý kho chính xác, giảm thất thoát.
Dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm, nhất là với hàng hóa có hạn sử dụng.
Cải thiện dịch vụ bảo hành & hỗ trợ khách hàng.