OPEX (Operational Expenditure) là chi phí vận hành doanh nghiệp, bao gồm tất cả các khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày, nhưng không phải là đầu tư tài sản cố định (CAPEX).
1. Phân biệt OPEX và CAPEX
| Tiêu chí | OPEX (Chi phí vận hành) | CAPEX (Chi phí đầu tư) |
| Bản chất | Chi phí hàng ngày để duy trì hoạt động | Đầu tư tài sản cố định dài hạn |
| Ví dụ | Lương nhân viên, tiền điện, thuê văn phòng, quảng cáo, bảo trì | Mua máy móc, xây dựng nhà xưởng, triển khai ERP |
| Ảnh hưởng tài chính | Ghi nhận ngay vào báo cáo tài chính | Ghi nhận dần qua khấu hao |
| Mục tiêu | Duy trì hoạt động kinh doanh | Tăng giá trị tài sản, mở rộng doanh nghiệp |
💡 Ví dụ thực tế:
- OPEX: Trả lương nhân viên mỗi tháng.
- CAPEX: Mua phần mềm ERPNext để tối ưu quản lý doanh nghiệp.
2. Các loại chi phí OPEX phổ biến
- Chi phí nhân sự: Lương, thưởng, bảo hiểm, đào tạo.
- Chi phí thuê mặt bằng: Văn phòng, nhà kho, cửa hàng.
- Chi phí tiện ích: Điện, nước, internet, điện thoại.
- Chi phí bảo trì: Sửa chữa máy móc, bảo trì phần mềm.
- Chi phí quảng cáo & tiếp thị: Facebook Ads, Google Ads, PR.
- Chi phí vận hành khác: Thuế, phí giấy phép, chi phí logistics.
3. OPEX quan trọng như thế nào?
✅ Giúp duy trì hoạt động hàng ngày: Không có OPEX, doanh nghiệp không thể vận hành.
✅ Tối ưu hóa lợi nhuận: Doanh nghiệp cần kiểm soát OPEX để tránh lãng phí.
✅ Tính toán hiệu suất kinh doanh: Chỉ số OPEX Ratio = OPEX / Doanh thu giúp đánh giá mức độ hiệu quả.
✅ Ảnh hưởng đến dòng tiền: OPEX quá cao có thể gây khó khăn tài chính.
4. Cách tối ưu OPEX cho doanh nghiệp
- Tự động hóa quy trình (triển khai ERPNext, AI, RPA).
- Thuê ngoài (Outsourcing) thay vì thuê nhân viên toàn thời gian.
- Cắt giảm chi phí không cần thiết (quảng cáo kém hiệu quả, thuê văn phòng lớn).
- Tăng hiệu suất nhân viên (công cụ quản lý công việc, KPI rõ ràng).
5. Ví dụ thực tế về OPEX
Công ty ABC Coffee mở một chuỗi quán cà phê. Mỗi tháng, họ phải chi trả các khoản sau:
- Tiền thuê mặt bằng: 50 triệu VNĐ
- Lương nhân viên: 100 triệu VNĐ
- Hóa đơn điện, nước, internet: 10 triệu VNĐ
- Chi phí nguyên vật liệu (cà phê, sữa, đường, ly,…): 70 triệu VNĐ
- Quảng cáo và tiếp thị: 30 triệu VNĐ
Tổng cộng, chi phí vận hành (OPEX) của ABC Coffee là 260 triệu VNĐ/tháng.
🔹 Nếu công ty không tối ưu OPEX, lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng.
🔹 Nếu họ cắt giảm chi phí không cần thiết (tìm nhà cung cấp nguyên liệu rẻ hơn, tiết kiệm điện nước, tối ưu nhân sự), lợi nhuận sẽ tăng mà vẫn giữ được chất lượng dịch vụ.
ERPNext giúp quản lý và tối ưu OPEX như thế nào?
OPEX (Operating Expenses – Chi phí vận hành) bao gồm tất cả các chi phí cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hàng ngày, như tiền lương, tiền thuê mặt bằng, chi phí điện nước, nguyên vật liệu, marketing,…. Nếu không quản lý tốt, OPEX có thể làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng đến dòng tiền.
🚀 ERPNext là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu OPEX thông qua:
Quản lý chi phí chi tiết
ERPNext có mô-đun Kế toán, giúp theo dõi chi phí vận hành theo từng danh mục:
✔️ Tiền lương & phúc lợi (Payroll)
✔️ Chi phí thuê văn phòng, điện, nước
✔️ Chi phí mua hàng & nguyên vật liệu
✔️ Marketing & quảng cáo
✔️ Bảo trì, vận hành hệ thống
→ Dữ liệu rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và cắt giảm chi phí không cần thiết.
Tự động hóa quy trình, giảm chi phí nhân công
ERPNext tự động hóa các tác vụ thủ công như:
✅ Chấm công & tính lương nhân viên
✅ Quản lý đơn hàng, kho hàng & vận chuyển
✅ Xuất hóa đơn, quản lý công nợ
→ Giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân sự thủ công, tối ưu chi phí lương & quản lý.
Kiểm soát hàng tồn kho & mua sắm thông minh
- ERPNext giúp theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hàng.
- Tự động đề xuất đặt hàng khi cần thiết, tránh lãng phí nguyên vật liệu.
- Quản lý nhà cung cấp & thương lượng giá tốt hơn.
→ Giảm chi phí lưu kho, lãng phí nguyên liệu & mua hàng thông minh hơn.
Phân tích dữ liệu & ra quyết định tối ưu
ERPNext có báo cáo tài chính & phân tích chi phí giúp doanh nghiệp:
📊 Xác định các khoản chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất
📊 Dự báo chi phí trong tương lai để có kế hoạch tài chính tốt hơn
📊 Phân tích hiệu suất marketing & tối ưu ngân sách quảng cáo
→ Ra quyết định dựa trên dữ liệu, không phải phỏng đoán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm OPEX mà vẫn tăng trưởng.
Tóm lại:
💡 ERPNext giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và tối ưu OPEX, giúp giảm chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo hiệu suất hoạt động.