Quy trình sản xuất là các giai đoạn mà qua đó các công ty thực hiện một loạt các hoạt động, bao gồm lập kế hoạch, chuẩn bị nguyên liệu thô, giám sát tiến độ sản xuất, v.v. Quá trình này đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đúng số lượng và tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và thị trường.

Xác định quy trình sản xuất tại công ty

Khái niệm về quá trình sản xuất trong doanh nghiệp

Tùy theo mục tiêu, đặc điểm ngành cũng như nguồn lực mà các công ty tuân theo nhiều loại quy trình sản xuất. Tuy nhiên, mỗi quy trình đòi hỏi người quản lý sản xuất phải có định hướng rõ ràng để tận dụng tối đa sức mạnh bên trong. Đồng thời, người quản lý sản xuất phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản dưới đây.

Mục tiêu của quá trình quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

Sản xuất là tiền đề của nền kinh tế hàng hóa, trong đó quản lý quá trình sản xuất luôn song hành với quá trình sản xuất. Nó giúp các công ty cải thiện khả năng cạnh tranh của họ bằng cách đạt được các mục tiêu sau:

Quản lý sản xuất chặt chẽ, giảm thiểu tình trạng lãng phí nguồn lực từ khâu mua nguyên vật liệu, phụ liệu đến khâu hoàn thành sản phẩm đầu ra.

Đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn, dừng đột ngột mang lại nguồn thu nhập ổn định. Đảm bảo số lượng tồn kho, không bỏ quên, hư hỏng hàng hóa.

Cam kết đúng tiến độ giao hàng, đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn ngày càng khắt khe của người tiêu dùng.

Kiềm chế chi phí, định giá sản phẩm hợp lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Quy trình sản xuất trong doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình cơ bản gồm nhiều công đoạn để hoàn thành mục tiêu sản xuất.

Hoạch định sản xuất

Có 3 công việc chính cần phải hoàn thành ở bước này là xác định nhu cầu, xây dựng định mức sản xuất và hoạch định nhu cầu nguyên liệu.

Xác định nhu cầu sản xuất

Công việc này được thực hiện dựa vào kế hoạch sản xuất và do bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm lập ra theo từng kỳ (tuần/tháng/quý/năm). Một số trường hợp, việc xác định nhu cầu sản xuất lại căn cứ theo kế hoạch kinh doanh của Quý khách hay đơn hàng được đặt theo yêu cầu khách hàng để đảm bảo tính liền mạch của quy trình bán hàng.

Xây dựng định mức sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất, bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm có trách nhiệm lập định mức sản xuất khi có yêu cầu ra sản xuất sản phẩm mới. Các định mức trong quy trình sản xuất sản phẩm bao gồm:

• Định mức nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm theo kế hoạch.
• Định mức phế liệu phát sinh sau khi sản xuất hòa chỉnh sản phẩm.
• Định mức chi phí sản xuất để ghi nhận hạch toán kế toán.

Hoạch định nhu cầu nguyên liệu

Kết quả của 3 bài toán dưới đây cho biết nhu cầu nguyên liệu cần có để sản xuất sản phẩm. Từ đó, Quý khách có thể tính được khối lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất đúng kế hoạch.

• Bài toán tính lượng nguyên liệu cần dùng.
• So sánh tồn kho hiện tại.
• Tính lượng nguyên liệu còn thiếu cần bổ sung.

Yêu cầu sản xuất

Sau khi hoàn thành tính toán để hoạch định chính xác nhu cầu sản xuất, chúng ta cần chia nhỏ những con số đó ra và thực hiện lập yêu cầu sản xuất cho từng nhà máy, phân xưởng. Yêu cầu sản xuất có thể được chính doanh nghiệp thực hiện hoặc đơn vị gia công bên ngoài.

Lệnh sản xuất

Ở bước này của quy trình sản xuất, một lệnh sản xuất với các chỉ định cụ thể về số lượng hàng hóa, thời gian ban giao, nhu cầu nguyên vật liệu,…

Duyệt lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất được lập sẽ chuyển đến ban giám đốc hoặc quản lý cấp cao duyệt. Nếu thông qua thì lệnh này sẽ được chia cho từng công đoạn/dây chuyền/bộ phận liên quan đảm nhận và thực hiện. Ngược lại, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành chỉnh sửa để chuyển duyệt lần 2.

Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Dựa trên định mức nguyên vật liệu để xác định nhu cầu nguyên vật liệu có với lượng tồn kho hiện có. Từ đó, Quý khách có thể xác định được số lượng nguyên vật liệu cần mua và tiến hành quy trình mua hàng.

Sản xuất, gia công

Đây là bước quan trọng trong quy trình sản xuất giúp tạo ra những sản phẩm chất lượng. Nhà quản lý sản xuất tiến hành phân bổ nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất trước đó đến các bộ phận thực hiện. Căn cứ kế hoạch gia công, bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thành hàng hóa đúng số lượng và thời gian quy định. Nhà quản lý tiến hành theo dõi, điều chỉnh tiến độ đơn hàng, chất lượng thành phẩm.

Nhận hàng sản xuất và kiểm định chất lượng

Cấp quản lý nhận hàng từ bộ phận sản xuất hoặc đơn vị gia công ngoài. Tiến hành lập phiếu QC để kiểm tra chất lượng sản phẩm so với quy chuẩn đề ra.

Hoàn thành sản xuất

Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn và được thông qua thì lệnh sản xuất sẽ đóng lại. Các hồ sơ liên quan quá trình sản xuất sẽ được lưu trữ. Quản lý kho tiến hành nhập kho hàng hóa.

Những lưu ý trong quy trình quản lý sản xuất

Dưới đây là một số vấn đề Quý khách cần lưu ý để có thể hạn chế rủi ro khi tiến hành sản xuất:

• Lên kế hoạch sản xuất cần phân bổ khối lượng công việc và thời gian thực hiện phù hợp để đảm bảo các công được được hoàn thành đúng hạn.
• Nhà quản lý phải thường xuyên kiểm tra, giám định chất lượng và phản ánh phương thức sản xuất để hạn chế rủi ro phát sinh trong quy trình sản xuất.
• Cập nhật báo cáo định kỳ để đảm bảo hướng sản xuất so với mục tiêu tổng thể.
• Tích hợp các công nghệ 4.0 để hỗ trợ quá trình sản xuất và kiểm soát rủi ro tốt hơn.

6 bước để tạo một quy trình quản lý sản xuất hoàn chỉnh

Nghiên cứu thị trường và xác định tiềm năng của công ty

Khi tham gia vào một thị trường, các công ty phải tìm hiểu hồ sơ khách hàng, thị hiếu của họ và các đối thủ cạnh tranh hiện có của họ. Người quản lý sản xuất phải có khả năng tìm kiếm thông tin, phân tích và dự đoán. Từ đó, các công ty sẽ đánh giá được tiềm năng cạnh tranh của mình và tiếp tục đưa ra các chiến lược phát triển dài hạn.

Nghiên cứu thị trường trước khi sản xuất

Công ty nên tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định năng lực sản xuất tương ứng

Lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất sẽ quyết định toàn bộ nhà máy và công ty sẽ hoạt động như thế nào theo từng bước được xác định trước. Nếu làm tốt khâu này, hoạt động back-end có thể nâng cao hiệu quả sản xuất, gia tăng giá trị lợi nhuận.

Việc kiểm soát và phân bổ nguyên vật liệu hợp lý cũng là một trong những khía cạnh làm nên thành công của quá trình sản xuất. Các nhà quản lý phải chú ý giám sát liên tục từ khâu này.

Ở đây, các công ty cần tập trung vào hai vấn đề chính:

Cân bằng năng lực sản xuất của nhà máy: Các đơn vị phải duy trì sự cân bằng giữa nhu cầu của khách hàng và năng lực sản xuất của các nguồn lực hoặc hệ thống công nghệ nội bộ.

Thiết lập ước tính mua nguyên vật liệu chính xác: Các công ty dựa vào vật tư tiêu hao định kỳ, sản phẩm đã tiêu thụ và hàng tồn kho thực tế để đồng ý với các đề xuất mua hàng mới. Như vậy, nguồn cung vừa được duy trì liên tục, vừa hạn chế tối đa tình trạng dư thừa hàng hóa.

Quản lý chi tiết từng bước

Người quản lý quá trình sản xuất phải bao quát toàn bộ hệ thống của công ty. Họ hiểu từng bước, phối hợp, chỉ đạo và sắp xếp từng quy trình làm việc khoa học.

Quản lý sản xuất từng công đoạn

Giám đốc sản xuất cần giám sát chặt chẽ từng bước

Ngoài ra, các nhà quản lý cũng giám sát các yếu tố như mức độ nghiêm túc và chuẩn hóa của đội ngũ nhân viên để tối ưu hóa thời gian sản xuất. Đây là công việc không hề dễ dàng mà nó quyết định trực tiếp đến công đoạn hoàn thiện sản phẩm nên đòi hỏi phải có sự đầu tư về thời gian và công sức.

Quản lý chất lượng sản phẩm chặt chẽ

Chất lượng sản phẩm sẽ đánh giá một cách khách quan nhất hiệu quả của quá trình sản xuất. Hơn nữa, nó phản ánh hình ảnh thương hiệu và tạo danh tiếng, uy tín của công ty.

Vì vậy, kiểm kê chất lượng và định giá kịp thời là nhiệm vụ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp nên chú trọng. Nhờ chất lượng sản phẩm được đảm bảo, tổ chức tránh được rủi ro và tập trung phát triển tên tuổi mạnh mẽ hơn.

Số hóa các thao tác thủ công, quản lý thống nhất trên một nền tảng với Văn phòng số MISA AMIS

Tính giá thành sản phẩm

Trước khi thâm nhập thị trường, các công ty nên nghiên cứu các chiến lược định giá phù hợp. Tuy nhiên, quá trình sản xuất thường phát sinh nhiều chi phí không lường trước được do hao mòn, lãng phí, giá nguyên vật liệu cao…

Tính giá thành sản phẩm sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất

Do đó, người quản lý phải kiểm soát chặt chẽ mức độ phát sinh này. Doanh nghiệp càng ổn định chi phí sản xuất thì việc định giá sản phẩm càng chính xác, mang lại lợi ích lâu dài. 6. Theo dõi sản phẩm sau bán hàng

Các công ty nên tiếp tục theo dõi quá trình bán hàng sau quá trình sản xuất thành phẩm. Mục đích của bước này là thu thập phản hồi của khách hàng hoặc báo lỗi.

Rất có thể có một lỗi sản xuất. Vì vậy, các công ty cũng nên đưa ra các chính sách thay thế, khôi phục hoặc bồi thường đối với những sản phẩm không đạt chất lượng như mong muốn. Cách làm này giúp khách hàng tin tưởng và yên tâm sử dụng sản phẩm hơn.

Ví dụ về các quy trình sản xuất phổ biến nhất hiện nay

Nhìn chung, các quy trình sản xuất không hoàn toàn giống nhau do sự khác biệt về khu vực và quy mô công ty. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về quy trình ứng dụng thực tế từ 5 ngành sản xuất tiêu biểu:

Quy trình sản xuất vật liệu xây dựng

Quy trình sản xuất vật liệu xây dựng

Quy trình sản xuất dược phẩm

Ví dụ về quy trình sản xuất dược phẩm

Quy trình sản xuất bao bì in ấn

Quy trình cho công ty in ấn bao bì

Quy trình sản xuất ngành nhựa

Mô hình sản xuất sản phẩm nhựa

Quy trình sản xuất điện tử

Mô hình quy trình sản xuất trong ngành điện tử

Quy mô, bộ phận cần thiết cho quá trình sản xuất

Theo tiêu thức chức năng, một quy trình sản xuất trong công ty thường được phối hợp bởi các bộ phận như:

Quản lý của ban quản lý: Ban quản lý gồm có giám đốc sản xuất, các trưởng bộ phận và các phó phòng sản xuất. Là bộ phận “đầu não” chịu trách nhiệm điều hành, giám sát, phê duyệt và giải quyết mọi khó khăn để quá trình sản xuất được vận hành trôi chảy. Họ cũng tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý.

Phòng sản xuất chính: Đội ngũ nhân viên sản xuất chính sẽ trực tiếp sản xuất các sản phẩm chủ lực và quan trọng của công ty.

Tổ sản xuất phụ trợ: Tổ phụ trợ có tác dụng hỗ trợ cho công đoạn sản xuất chính, đảm bảo cho công đoạn sản xuất chính vận hành trôi chảy, đạt mục tiêu đề ra. Bộ phận sản xuất thứ cấp: Nếu quá trình sản xuất chính tạo ra nhiều phế liệu và chất thải, bộ phận này sẽ sử dụng nó để tạo ra các thiết kế sản phẩm khác. Như vậy, công ty có thể tạo ra một nguồn thu nhập mới.

Bộ phận sản xuất: Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm cung cấp, bảo quản, phân phối, vận chuyển nguyên vật liệu, công cụ lao động đến từng xí nghiệp, phân xưởng.

Đề xuất phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả

Phương thức tổ chức sản xuất theo dây chuyền

Đặc điểm của phương thức dây chuyền là tổ chức sản xuất theo công đoạn. Các bước của cả chuỗi sẽ thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” đến “đầu ra”.

Phương pháp dây chuyền sản xuất

Sản xuất theo dây chuyền là một trong những phương pháp phổ biến nhất hiện nay

Các địa điểm, công đoạn sản xuất sẽ có nhiệm vụ cụ thể nên công ty dễ dàng phân bổ công nhân, máy móc hơn. Tuy nhiên, dây chuyền sản xuất phải đảm bảo các điều kiện sau:

Công việc luôn được thực hiện một cách chính xác.

Dây chuyền sản xuất phù hợp với thiết kế sản phẩm. Dây chuyền sản xuất có khả năng đáp ứng khối lượng hàng hóa cần giao. Môi trường sản xuất chuyên nghiệp, kỷ luật cao.

Về lợi ích, việc tổ chức sản xuất theo dây chuyền tạo ra năng suất, chất lượng và tốc độ sản xuất nhanh. Các công ty tận dụng các nguồn lực khác nhau, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy kết quả công việc tối ưu.

Cách chia theo tổ sản xuất

Phân nhóm sản xuất được sử dụng phổ biến trong mô hình sản xuất hàng loạt sản phẩm vừa và nhỏ. Các công ty sẽ sản xuất nhiều sản phẩm trên cùng một hệ thống.

Phương pháp này không sắp xếp máy móc cho từng loại sản phẩm mà tổ chức cả nhóm theo chi tiết của sản phẩm đã chọn. Một số đặc điểm của phương thức sản xuất theo nhóm bao gồm:

Chuẩn hóa sản phẩm cho các nhóm chuyên biệt. Thiết lập quy trình cụ thể cho từng nhóm. Xây dựng tiêu chuẩn, thiết kế công cụ, sắp xếp máy móc theo chuyên môn. Giảm khối lượng và thời gian công tác chuẩn bị kỹ thuật. Tạo điều kiện chuyên môn hóa và nâng cao trình độ của người lao động. 3. Phương pháp tổ chức độc đáo

Sản xuất đơn chiếc là loại hình sản xuất thuộc sản xuất gián đoạn. Với hình thức sản xuất đơn chiếc, mỗi nơi làm việc thực hiện gia công nhiều loại chi tiết khác nhau, với nhiều bước công việc khác nhau. Mỗi loại xu được gia công với số lượng ít, có khi chỉ vài xu. Nơi làm việc được tổ chức theo nguyên tắc công nghệ, sử dụng máy móc, thiết bị vạn năng. Điều này mang lại sự linh hoạt tuyệt vời nhưng không đủ chuyên môn hóa.

Ưu điểm của một phần mềm quản lý quy trình với hoạt động của tổ chức sản xuất

Hiện nay, công ty sản xuất nào cũng có ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất. Phần mềm này tích hợp nhiều chức năng như quản lý vật tư, bán hàng, nhân sự, kho, chi phí, giá thành…

Phần mềm quản lý quy trình sản xuất 

Tại sao các công ty sản xuất cần phần mềm quản lý quy trình? Tuy nhiên, để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cũng cần có các công cụ để quản lý quá trình kết nối. Phần mềm này sẽ liên kết tuần tự từng bước của quy trình sản xuất với các bộ phận liên quan như kế toán, bán hàng hoặc gửi yêu cầu, xin phê duyệt của ban lãnh đạo.

Các công ty sẽ chuẩn hóa quy trình, vận hành sản xuất linh hoạt tối qua thông qua các luồng quy trình tự động hóa. Nhờ đó, không chỉ nhà quản lý giảm áp lực giám sát, nhân viên giảm thao tác thủ công mà doanh nghiệp còn tối đa hóa các nguồn lực hữu ích để đạt hiệu quả vượt trội.